Dans le monde d’aujourd’hui, où tout va très vite, le besoin d’un apprentissage par petites touches, c’est-à-dire d’informations courtes mais substantielles délivrées dans un laps de temps limité, a énormément augmenté.
C’est pourquoi la valeur attachée aux séminaires et autres forums organisés à l’initiative des entreprises a également augmenté. Lorsqu’on a le choix entre parcourir des centaines de pages de matériel de recherche ou écouter des experts discuter de sujets d’intérêt dans un cadre confortable et pratique, on préfère très probablement le second.
Cela démontre le bien-fondé d’organiser régulièrement des séminaires, qui constituent un moyen rentable et efficace pour les entreprises d’entrer en contact avec leurs clients et/ou partenaires industriels cibles.
Voici cinq 5 étapes utiles pour assurer le succès et le bon déroulement d’un séminaire :
Définir les objectifs et les buts
Comme pour tout événement d’entreprise, tout commence par l’identification de l’objectif du séminaire. Les objectifs donneront le ton de l’événement – en fournissant la base sur comment, où et quand mener le séminaire, ainsi que sur les personnes à impliquer et le montant à dépenser. L’agence d’évènementiel EleganceHotesse pourra vous assister dans l’organisation de votre évènement.
Prenez le temps de sélectionner la meilleure liste de sujets et d’intervenants
Dès que les éléments de base du séminaire ont été identifiés (objectifs, budget, date et heure de l’événement, lieu, public cible), les organisateurs sont désormais libres de passer à la phase suivante de la préparation.
Se mettre d’accord sur les sujets principaux et secondaires du séminaire est un facteur clé pour assurer son succès – tout comme les personnes à qui vous les confiez pour discussion. Si les sujets choisis sont à même de susciter la curiosité et l’intérêt de votre public cible avant même que l’événement n’ait lieu, le choix des intervenants peut également contribuer au succès global du séminaire en termes de participation et d’engagement. Ces deux éléments sont le « cœur et l’âme » de l’événement. Ne les laissez pas au hasard, ni à la complaisance.
Les détails de l’événement et les projections de coûts doivent être identifiés
Vous avez obtenu de vos intervenants préférés qu’ils confirment leur engagement pour le séminaire ? Excellent ! C’est là que ça devient intéressant. Dès que votre liste de sujets et d’experts est prête, vous pouvez passer en mode planification et comptabilité de l’événement. Créez un schéma des activités du séminaire sur une base horaire, et identifiez les coûts affectés à chaque segment du programme. Veillez à inclure les plans d’action nécessaires à la mise en place du lieu et à la commercialisation de l’événement.
Une fois ces éléments en main, votre équipe peut maintenant élaborer le matériel de marketing, le déroulement du programme du séminaire et le budget complet des dépenses.
Préparez tout le matériel du séminaire et les autres exigences techniques
Sur la base des thèmes et du programme préparés, prenez le temps de relire, de compiler et d’imprimer tous les documents du séminaire, thème par thème, au moins une (1) semaine avant l’événement, afin qu’ils soient prêts à être distribués !
Et croyez-nous sur parole, une petite répétition technique ne peut pas faire de mal ! Assurez-vous que toutes les présentations visuelles des orateurs (s’il y en a) ont été testées et qu’elles ont fait l’objet d’un essai rapide avant l’événement. Il s’agit de s’assurer que tous les fichiers sont compatibles avec l’équipement utilisé et que tout le matériel est dans un état optimal.
Prévoyez une réunion de production finale avant l’événement réel
Une fois tous les détails réglés, prévoyez une réunion de production avec l’ensemble de l’équipe, y compris les fournisseurs et les intervenants, afin de garantir le bon déroulement (voire l’absence de stress) du séminaire !