Le syndic en ligne s’est fait un nom dans le domaine de la copropriété depuis quelques années. Il faut dire que bon nombre de copropriétaires ont déjà fait appel à ses services. Mais il y a certaines informations importantes à savoir sur cette forme de syndic. Il faut tenir compte de son mode de fonctionnement et ses avantages avant de prendre une décision quelconque.
Le syndic en ligne : les principes de base
Le syndic en ligne, comme son nom l’indique, est un syndic professionnel qui assure la gestion de la copropriété à distance. En tant que syndic professionnel, celui-ci opère avec une garantie financière et aussi d’une assurance responsabilité civile professionnelle.
Généralement, le conseil syndical et les copropriétaires volontaires l’accompagnent afin de réaliser ses missions. Les missions sont en effet départagées entre eux pour réduire le déplacement du syndic de copropriété en ligne sur place.
En réalité, les copropriétaires et le conseil syndical établissent les assemblées générales. Quant au conseil syndical, en cas de travaux dans l’immeuble, celui-ci se charge de chercher des prestataires, de demander les devis, d’assurer le suivi et la réception des travaux. En plus de cette tâche, il s’occupe également de la gestion des parties communes.
Ces différents points expliquent en effet que le syndic en ligne se trouve entre le syndic professionnel et le syndic bénévole. Cela amène donc à une réduction des honoraires. Ce type de syndic est donc adapté aux plus petites copropriétés.
Le mode de fonctionnement du syndic en ligne
De par l’évolution numérique, le syndic en ligne est en mesure d’effectuer toutes les tâches qu’il est possible de dématérialiser. Il n’a donc pas besoin de se déplacer qu’en cas d’urgence. Sinon, il utilise différents outils pour communiquer avec les copropriétaires : le téléphone, l’e-mail ou l’extranet. Les actions sur place sont assurées par les volontaires et le conseil syndical.
Cependant, le syndic en ligne doit remplir certaines tâches importantes comme la collecte des charges de copropriété, le suivi administratif, la supervision du compte bancaire, la gestion financière et comptabilités. En plus de cela, il peut aussi assurer l’assurance de l’immeuble, l’aide à l’organisation d’assemblées générales, le rappel à l’ordre des copropriétaires qui ne respectent pas les règlements.
Par ailleurs, il doit proposer un système extranet incluant toutes les informations importantes pour guider le conseil syndical et les copropriétaires volontaires dans leurs missions. Cette plateforme doit par exemple intégrer tous les documents associés à l’immeuble pour être consultables en temps réel.
Quels avantages de faire appel à un syndic en ligne
Faire appel à un syndic en ligne procure plusieurs intérêts conséquents pour une copropriété. Déjà, il s’agit d’une solution qui permet une flexibilité de gestion sans oublier les tarifs compétitifs.
Cela est notamment occasionné par le fait que toutes les tâches sont menées avec des moyens numériques. La réactivité du syndic en ligne occasionne des réponses rapides puisque les démarches sont réalisées en ligne via une application ou un site web.
Encore, tous les documents importants sur la copropriété sont rassemblés et accessibles dans un espace en ligne spécialisé. Ce qui facilite l’accès aux données et favorise en même temps la transparence. Il peut s’agir par exemple de l’état descriptif de division, le règlement de copropriété, les contrats…