Pour une entreprise, il peut être difficile de gérer correctement les congés et les absences des salariés car rien que la vérification de l’effectif de toute l’entreprise peut prendre beaucoup de temps. Heureusement, il est possible d’avoir un suivi des absences de manière plus précise et plus pratique avec un système de gestion de congé automatisé. D’ailleurs, de nombreuses entreprises utilisent actuellement ce programme. Dans cet article, nous allons expliquer l’utilité et les avantages qu’offre un logiciel de gestion de congé.

La simplification du processus de demande de congé

L’un des avantages majeurs de l’utilisation d’un outil indispensable en entreprise comme le logiciel de congé est de faciliter toutes les démarches pour un congé. Les procédures de demandes sont facilitées de sortes à ce que le salarié qui souhaite demander un congé n’a plus à rédiger sa demande sur un papier volant. Grâce au logiciel, il lui suffit de rédiger un e-mail à son manager qui va recevoir une notification et qui décidera par la suite d’approuver ou refuser la demande. Voici comment des fonctionnalités rendent l’utilisation d’un logiciel de gestion des absences intéressant :

Les fonctionnalités intéressantes d’un logiciel de gestion de congé pour un salarié

Un logiciel de gestion de congé dispose de plusieurs fonctionnalités. D’ailleurs, vous pouvez jouir d’un logiciel avec des options qui sont adaptées pour toutes les entreprises en utilisant ManaTime qui est une plateforme qui conviendra à toutes les entreprises.

Les demandes d’absence

Et en général, voici les fonctionnalités d’utilisateurs utiles à l’entreprise en ce qui concerne les demandes d’absences :

• Le choix entre plusieurs cas d’absences prédéfinies et personnalisables
• Un calendrier dynamique en ce qui concerne le choix des dates de début et fin d’absence
• Une mise à jour instantanée sur les compteurs et les plannings de l’équipe
• L’option commentaire sur chaque absence enregistrée
• La gestion intégrale des jours fériés et non travaillés

Connaître le planning de l’équipe et la vérification des compteurs

L’utilisateur aura un meilleur suivi concernant ses demandes et son nombre de congé grâce au logiciel :

• La vérification de son compteur de congé
• La visualisation rapide du nombre des congés payés
• La mise à jour en temps réel pour chaque demande approuvée
• La visualisation des équipes de travail actives
• Les informations du planning de travail sur plusieurs niveaux hiérarchiques

Les fonctionnalités intéressantes d’un logiciel de gestion de congé pour un manager

Les logiciels de gestion de congé contribuent aussi à simplifier le travail des managers. Ils pourront de ce fait avoir un meilleur suivi concernant la présence de leur équipe mais aussi leur travail sera simplifié surtout en ce qui concerne l’enregistrement des demandes de congé.

La validation des absences et des congés

Le logiciel permet au manager de mieux gérer les demandes et la présence d’effectif de l’entreprise grâce au programme automatisé :

• La possibilité de vérifier le nombre de jour de congé demandé par les employés avec date et motif de l’absence
• La facilité d’accepter ou de refuser la demande
• La mise à jour du planning de l’équipe

Le compteur des équipes

Le manager aura également une meilleure surveillance de l’équipe grâce à des informations données par le logiciel :

• L’affichage d’un tableau synthétique de toutes les absences et les congés pris par les employés
• Le contrôle du nombre des absences avec une coloration du tableau pour une meilleure visibilité
• La vérification du nombre d’absence non validée

Les avantages de la dématérialisation de la gestion des congés et des absences

L’arrivée des logiciels a changé l’organisation de la vie d’entreprise pour l’améliorer. En particulier les ressources humaines qui ne disposent pas souvent d’outils appropriés pour une gestion optimale des absences ainsi que des congés. Voici quelques avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion de congé pour une entreprise.

Gagner un temps considérable

Mise à part la simplification des demandes etde la gestion de congé, adopter un logiciel de gestion des absences dans son entreprise c’est aussi bénéficier d’un gain considérable du temps. Sur une plateforme numérique, on peut tout à fait affirmer que gérer son temps n’a jamais été aussi simple. Les managers seront surtout épargnés d’un grand poids concernant le suivi de tout le personnel. Les logiciels de congés permettant d’assurer la gestion des absences pour les managers et pour les salariés, ils sont un excellent moyen de connaitre facilement les soldes de jour de congé.

Des utilisateurs indépendants

Comme l’utilisation d’un logiciel de congé ne se limite pas qu’au manager ou les ressources humaines, l’adoption du programme peut conduire à une meilleure cohésion au sein de la vie de l’entreprise avec des salariés qui peuvent eux-mêmes se connecter à cet outil. Fini donc l’époque où le service de ressources humaines est débordé par une tonne de demandes en provenance de plusieurs salariés. Désormais, lorsque les salariés ou les managers désirent connaitre la date à laquelle un dépôt de congé peut être fait ou encore veut connaitre leur soldede congé, il suffira juste de se connecter pour obtenir toutes ses informations. Les données sont stockées sur une page synthétique et peut-être visible de tous.

Une interaction plus facile

Cela engendre également une interaction plus facile avec le service de la comptabilité vu que tous le processus devient informatisé, ce qui facilite grandement la tâche des utilisateurs. Par exemple, après la validation d’une demande par le responsable en ressources humaines avec la saisi des données concernant le collaborateur, il n’y a plus de travail à réaliser. Les informations sont importées par les gestionnaires et un calcul se fait automatiquement dans leurs outils d’édition de bulletin de salaire. Il est ainsi possible d’avoir un suivi parfait de ses heures de travails grâce à cet avantage en matière de gestion et surtout de cette interactivité entre les différents collaborateurs de l’entreprise.

Pour conclure,un logiciel de gestion de congé est un outil plus qu’indispensable pour une entreprise à l’heure où la numérisation est un passage obligatoire pour pouvoir s’imposer sur le marché. Une entreprise avec des outils à jour augmente sa notoriété non seulement aux yeux des clients mais aussi aux yeux des potentiels candidats postulant pour l’entreprise. Un meilleur suivi du travail améliorera l’image de sa marque et rendra son équipe de travail plus motivé dans l’accomplissement de leur tâche. En bref, utiliser un logiciel de gestion de congé est une tendance à privilégier pour une entreprise.